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Flotte mobile : gérer les arrivées et les départs de salariés

Mis à jour le 23 octobre 20264 min de lectureSource : ARCEP

L'essentiel en 30 secondes

*#06#: pour afficher le code IMEI d'un téléphone
4 j: ouvrés pour bloquer un téléphone déclaré volé
24 mois: d'engagement maximum imposable à une petite entreprise
3 j: ouvrables minimum pour porter un numéro mobile

Une flotte mobile se gère surtout aux moments de transition : un salarié arrive et il lui faut une ligne prête, un autre part avec un téléphone qui contient des données de l'entreprise. Sans méthode, on finit avec des lignes payées pour rien et des accès jamais fermés. Voici les étapes, d'après les recommandations de l'ARCEP pour les entreprises.

Tenir un registre de la flotte

Un simple tableau suffit dans une petite entreprise, à condition d'être tenu à jour à chaque mouvement.

Le numéro, l'utilisateur et le titulaire de la ligne
Le forfait et ses options (international, partage de connexion)
Le téléphone remis, sa date de remise et son code IMEI
Les accès ouverts sur le téléphone : messagerie, applications métier, comptes partagés

À l'arrivée d'un salarié

Préparez la ligne avant le premier jour, pour que le nouveau venu soit joignable tout de suite.

Choisir le forfait selon le profil : sédentaire, itinérant, terrain ou voyageur
Ouvrir la ligne depuis l'espace de gestion de flotte de l'opérateur, plutôt que par le service client
Fournir un téléphone compatible 4G et appels en 4G (VoLTE) : les opérateurs ont annoncé l'extinction de leurs réseaux 2G et 3G
Noter le code IMEI à la réception du téléphone : il figure dans la documentation, ou s'affiche en composant *#06#
Activer le verrouillage automatique avec code, les mises à jour, et bloquer l'international et les numéros surtaxés si le poste n'en a pas besoin
Expliquer au salarié la marche à suivre en cas de perte ou de vol

Séparer les usages professionnels et personnels

L'ARCEP recommande de séparer les équipements entre usage privé et usage professionnel. Un téléphone fourni par l'entreprise simplifie le départ du salarié : il suffit de le récupérer. Si le salarié utilise son téléphone personnel, l'entreprise a beaucoup moins de prise sur les données qu'il contient.

Pour une flotte de plusieurs téléphones, une application de gestion des mobiles (MDM) permet de vérifier que les appareils sont à jour et sécurisés, et, selon les modèles, de les bloquer ou d'effacer les contenus professionnels à distance.

En cas de perte ou de vol

Prévenir l'opérateur ou le responsable de la flotte au plus vite : l'opérateur peut bloquer la carte SIM et rendre la ligne inutilisable si vous lui donnez le code IMEI
En cas de vol, porter plainte : à réception de la déclaration officielle, l'opérateur dispose de 4 jours ouvrés pour bloquer le téléphone
Bloquer ou effacer le téléphone à distance si un outil de gestion le permet
Changer les mots de passe des comptes ouverts sur le téléphone
Si des données personnelles de clients étaient accessibles, vérifier l'obligation de notifier la CNIL

Au départ d'un salarié

Récupérer le téléphone et fermer les accès : messagerie, applications métier, comptes partagés
Décider du sort du numéro avant toute résiliation : le garder pour l'entreprise s'il est connu des clients, avec une messagerie ou un renvoi vers un collègue, ou accepter que le salarié parte avec
Réinitialiser le téléphone avant de le confier à quelqu'un d'autre
Adapter le forfait au prochain utilisateur, ou fermer la ligne si elle ne sert plus
Mettre à jour le registre

Ne résiliez jamais la ligne d'un salarié qui part avant d'avoir décidé du sort du numéro : il est peut-être connu de vos clients.

Garder de la souplesse dans le contrat

Une équipe change au fil des mois. Un forfait sans engagement permet d'ouvrir et de fermer des lignes sans pénalité. Pour une micro-entreprise ou une petite entreprise, le Code de la consommation interdit d'imposer un engagement de plus de 24 mois, sauf renonciation expresse. Si un numéro doit changer d'opérateur, la portabilité prend au minimum 3 jours ouvrables pour un mobile.

Exemple avec les forfaits Free Pro

Les forfaits Mobile Free Pro sont sans engagement et se gèrent dans un espace de gestion de flotte en ligne. Le forfait Free Pro 5G+ (150 Go en France) est à 9,99 € HT par mois avec les Avantages Free Pro, avec une Freebox Pro ou à partir de la sixième ligne, sinon 19,99 € HT. Le Free Pro Max, en internet illimité, est à 29,99 € HT par mois.

Avec Connectéo Care, vous avez un interlocuteur pour les ouvertures, fermetures et changements de lignes ; la prestation est précisée au devis.

Questions fréquentes

Un salarié qui quitte l'entreprise peut-il garder son numéro ?

C'est à l'entreprise, titulaire de la ligne, d'en décider. Si vous acceptez, renseignez-vous auprès de l'opérateur sur le changement de titulaire avant toute résiliation. Si le numéro est connu de vos clients, mieux vaut souvent le garder.

Que faire si un téléphone de l'entreprise est volé ?

Prévenez l'opérateur pour bloquer la carte SIM en lui donnant le code IMEI, puis portez plainte : l'opérateur dispose ensuite de 4 jours ouvrés pour bloquer le téléphone. Changez aussi les mots de passe des comptes ouverts dessus.

Ajouter une ligne relance-t-il l'engagement du contrat ?

Pour une micro ou petite entreprise, l'ajout d'un service ne prolonge pas la durée initiale du contrat sans son accord exprès, rappelle l'ARCEP. Avec des forfaits sans engagement, la question ne se pose pas.

Sources